自由な働き方を求めてフリーランスを目指す人が増えてきていますが、普通に会社で働いていうるときよりも大変になってくるのがお金の管理です。
特に、毎年年度末には確定申告を行う必要があり、初めての確定申告では様々なことに戸惑ってしまいます。
その中でも経費の取り扱いが一番難問になってくるところで、確定申告を難しく感じさせる要因になってきます。
では、どういったものがフリーランスの経費として認められるのか、具体的な解説も交えて集めましたので今後の参考にして下さいね。
フリーランスで経費にできるもの一覧
仕事をする場所で発生する家賃
経費にできるのもの一つ目は、仕事をする場所を確保するためにかかる家賃です。
レンタルオフィスを借りるときの費用も同じく経費として認められています。
自宅兼事務所のように仕事を行っている人も自宅の家賃を経費にできますが、その際は全額ではなく家事按分をしてプライベートでの使用分と仕事での使用分を分けて考えます。
家事按分をする際は一日あたりの仕事のしている時間の割合や、仕事に使っている部屋の割合などによって経費を算出していくことがほとんどです。
電気・水道・ガスなどの生活に必要なもの
業務のために必要な電気や水道、ガスといったライフラインにかかる費用も経費になります。
自宅とは別にオフィスなどを借りている場合は全額を経費とすることが可能ですが、自宅兼事務所として活動している場合は家賃と同じく家事按分を行って算出することになります。
しかい、ガス代や水道代などは算出するのが難しいため、多くの場合は電気代だけを家事按分して経費計上することが多いです。
また、家事按分を行うときの係数は使用時間をベースに算出して用いることもありますが、家賃を家事按分するときと同じ係数を使うことがほとんどです。
インターネット代や電話代などの通信費
仕事のために行った通信にかかわる費用も経費として認められています。
クライアントとの対応のために使った電話代や、物を送るときに使った切手やはがきなどの郵便料金、メールのやり取りを行うためにかかったインターネットの料金などが通信費にあたります。
これも仕事とプライベート使用をしっかりと分けて計上する必要があり、家事按分を楽にするためにもプライベートで使用する携帯電話と仕事に使用する携帯電話を使い分けるといったことをしておくと確定申告などのときに大変便利になります。
宣伝を行った際の広告宣伝費
自分がどのような仕事を行っているのか宣伝するためにかかる広告宣伝費も経費になります。
例えば名刺の作成費用やフリーランス関連の展示会への参加費用、業者に依頼して作成したパンフレットやリーフレットの作成費用は広告宣伝費として経費計上できます。
また、業者に依頼して関係各所に送る年賀状や暑中見舞いも広告宣伝費として経費にすることができ、年賀状等を自作して送った場合に使用したものは広告宣伝費とは別の内容で経費にすることになるため注意が必要です。
公共交通機関を使用した際の交通費
取引先に向かうときにかかった費用も経費として計上できます。
新幹線や在来線、バス、タクシーに乗った時にかかった費用だけではなく、車で移動するときに使った高速料金も経費として扱われます。
この場合、領収書や使用したことを証明するものが必要になるため、領収書を発行してもらえる場合は発行してもらい、それ以外の場合はETCの利用明細やICカードの利用履歴などをしっかりと残して証明できるようにしておくことが大切です。
車やパソコンなど資産価値があるもの
仕事に使う車やパソコンといった資産価値のあるものを購入した費用も経費として認められます。
資産価値のあるものを購入した際の経費の計上は他の経費とは違う方法で計上することになるため注意が必要です。
車などの購入費用は減価償却という方法で経費を計上し、複数年に分けて経費として計上していきます。
帳簿を作成するときは減価償却費として記録をしていきますが、他の経費とは扱い方が異なってくるため注意が必要になってきます。
ペンやコピー用紙などの消耗品費
仕事に使うペンやコピー用紙、テープやメモ帳などの消耗品を購入する際にかかった費用も経費として扱われます。
どのようなジャンルのフリーランスでも事務用品は頻繁に使用するため、一番馴染み深い経費になってきます。
少額でも経費として計上するためには領収書などの支払ったことを証明するものが必要で、必ずもらう癖をつけておくのがおすすめです。
また、帳簿をつけて管理する場合は消耗品費として記録をつけて管理していくことになります。
打ち合わせなどによる接待交際費
クライアントの人との打ち合わせに使った喫茶店の費用や食事に行ったときの費用など、接待交際費も経費になります。
しかし、接待交際費としての経費計上が多いと税務署から指摘を受ける可能性があります。
ですから、私的な使用による費用を経費として計上していないことを証明するためにも領収書と共に「どこの誰と、いつどこで、食事などを行ったのか」などを記録しておくと税務署から指摘があったときにもしっかりと対処を行えます。
飲食関連の経費は税務署に指摘されやすいため、注意が必要になってきます。
業者などに委託した外注費
仕事を他の人や業者に外注してかかる工賃に関しても経費として扱うことができます。
確定申告などの際にはしっかりと誰にいくら払ったのかわかるようにしておく必要があるため、領収書などの書類を必ず用意することを心掛ける必要もあります。
また、外注を行うときは源泉徴収を行うかや税込み、税抜きの値段で支払いを行うのかあらかじめ決めておく必要があり、支払う方法などによっては経費として処理されるお金の値段が変わってきます。
パソコンの修理などに関する修繕費
パソコンの修繕など仕事で使っているものを修繕するときにかかる費用も経費になります。
経費として帳簿をつけるときは修繕費として処理し、支払ったことがわかる領収書などの書類の保存も必要になってきます。
パソコンだけではなく車の修理や、コピー機の修理など仕事関連にあるものの修理であればすべて経費として処理して問題ありません。
プライベートでも使うような物を修理したものを経費として計上すると税務署から指摘を受ける可能性がるため注意が必要です。
法律や税金にかかる経費
仕事を円滑に進めていくために、法律や税金に関することを弁護士や税理士にお願いするときにかかる費用も経費になってきます。
弁護士に依頼をする機会はあまり少ないですが、確定申告などの時期など税金にまつわることはフリーランスとして働いていると必然的に自分たちで手続きをしていかないといけません。
しかし、税金は複雑なことが多いため税理士に依頼することがありますが、その際にかかった費用を証明できるものがあれば経費として処理しても問題ありません。
新聞や書籍に関する新聞図書費
事業に関係する新聞、書籍に関する購入費用も経費にできます。
しかし、飲食費と同じで仕事に関連するものとプライベートに関連するものとの見分けがつきにくいため、税務署から指摘が受けやすい内容にもなってきます。
領収書や納品書と共に、どういう用途での購入かしっかりと明確にしておく必要があります。
新聞や書籍を経費で購入する際は税務署等に指摘されないように、しっかりと記録を残して疑いをかけられないようにし管理していきましょう。
帳簿の作成を行っていくときは新聞図書費として記録していきます。
衣服などの消耗品費
フリーランスとして働いていく中で作業中に着用する服などを購入する費用も経費になります。
しかし、スーツなど仕事以外で着用する可能性のある服などは経費にはならず、経費として計上すると税務署から指摘を受ける可能性があるため注意が必要です。
また経費として扱う場合は納品書や領収書といった書類を残しておくことが必要になってくるため、必ずもらうようにしましょう。
帳簿上に記録するときは消耗品費として記録していきます。
出張先などによる旅費交通費
フリーランスでも出張などでホテルなどに宿泊することも考えられますが、ホテルに宿泊する際にかかる費用も経費として処理できます。
その際にはホテルに泊まったことを証明できるものが必要になってきます。
仕事でホテルを利用するときは必ず利用したホテルの名前がわかるような領収書を必ずもらうような癖をつけるようにしましょう。
また、税務署から指摘などを受けた時のためにどのような目的で泊ったかなども記録しておくと万が一の時に役立ちます。
帳簿で記録する際は旅費交通費に分類されます。
商工会などに参加する為の加入費及び年間あるいは月額費の諸会費
フリーランスで働いていく中で同業者の集まる団体や、商工会などに加入するための費用なども経費として計上できます。
仕事に直接関係するような同業者の集まる団体などに加入して会費や入会金などを払った場合は支払いの証明となる書類を残すようにして置きましょう。
できればどの団体にいくら払ったかしっかりとわかるようにしておくことが理想です。
帳簿を作る際には諸会費という勘定科目に分類されることも覚えておくようにしましょう。
フリーランスの経費に関するまとめ
フリーランスとして働いていく中でどこまで経費として処理していいのか難しいところですが、仕事を行っていく中でかかった費用は基本的に経費として計上しても問題ありません。
しかし、フリーランスとして働いていると仕事とプライベートが混同することがあるため、確定申告などの際には注意が必要になってきます。
税務署等に指摘されないように、経費の取り扱いにはしっかりと注意してお金の管理をしながら働いていくように心がけて行きましょう。
