退職する決意が固まると色々と行うことがあります。
次の職探しはもちろんですが、現在勤めている会社に伝えることも大事。
そこまでくると後は、退職の日を迎えるだけです。
会社で働いていると退職する社員がメールを送っている様子を見たことがある人もいますよね。
最後に挨拶分をメールで送り、感謝を伝えつつ退職することを知らせる目的です。
しかし退職する機会はそうあるものでもありませんから、マナーやルール分からないという人も多いです。
退職することは決まっていますが、最後にどういった内容のメールを送ればいいのか悩みますよね。
そこで、上司に送る退職メールについて書いていきます。
退職メールを上司に送るときの書き方、例文などをまとめていくので、メールで上司に退職の意思を伝えるときに役立ててください。
「終わりよければ全て良し」という言葉もありますし、最後までしっかりと社会人らしいマナーを身に着けておきましょう。
Contents
退職する際上司にメールを送るタイミングはいつ？
基本的に勤務の最終日
基本的に、退職メールは勤務の最終日に送ります。
今まで会社に勤めていたので「最後の挨拶」ともいえるものですから、最後の出勤日に送るようにしましょう。
有給休暇を消費する場合も同様に、最後の出勤日に送るようにします。
10日分を消費して退職する場合、有給休暇は考えずに最後に勤務する日に送るようにしてください。
ただし、会社によっては退職メールを最終日に送らない場合もあります。
そういったことが規則で決まっているわけではないでしょうが、独自の習慣がある場合はそれに習うのが一般的です。
習慣があるのかどうか分からないのであれば、仲の良い同僚や先輩、上司などの前もって聞いておくようにしましょう。
習慣があるかどうか分からない、聞ける相手がいないというのであれば退職日に送信すれば良いでしょう。
メールを送る時間帯は勤務終了の1時間前位
そしてメールを送る時間帯ですが、これは会社によって異なります。
一般的には勤務が終わる1時間ほど前ですが、その時間帯が非常に忙しいのであれば少し早めに送るようにします。
「どの時間帯に退職メールをする」という決まりはありませんから、会社や上司の都合を考えておくようにします。
勤務終了の数分前、10分前などに退職メールを送ってしまうと上司も見ていないこともありますから、少し余裕をもって1時間ほど前に送るのが一般的です。
退職日に上司が会社にいない場合も同様に、勤務が終わる1時間ほど前に送るようにします。
大事な会議をしている、出張中であっても同様ですが、相手の都合を考えて送るようにしましょう。
メールは相手の都合を考えずに送ることができる便利なツールですが、退職メールは最後の挨拶です。
何よりも相手の都合を考えて送信する時間帯を選ぶようにしてください。
ただし、勤務時間中はずっと忙しいからといって朝から退職メールを送るのは控えた方が良いでしょう。
まだ1日勤務するので、朝からメールを送ってしまうと「気が早いな」「辞められて嬉しそうだな」「浮かれているな」と勘違いされてしまうこともあります。
基本は最終日、退社する1時間ほど前と覚えておき、あとは状況によって変えていくようにしてください。
退職の挨拶をメールで上司に伝える際の注意点
退職メールを上司に送るときの注意点は以下の5つです。
- 複数の上司に送る場合は個別に送る
- 一斉送信をするときは上司には送らないようにする
- フランクな関係であっても丁寧な文章を心掛ける
- 感謝の気持ちを書いておく
退職日を書いておく
状況によって注意点が変わることもありますが、基本的には以下を参考にしておけば失敗しにくいです。
複数の上司に送る場合は個別に送る
直属の上司、お世話になった上司など、上司は1人とは限りません。
挨拶の退職メールを送るときは、面倒であっても個別に送るようにしましょう。
何人か一斉に送っても気にしない人もいますが、「こういうメールで一斉に送るのは失礼だ」と考えている人もいます。
ましてや上司なので、細かいことを気にしなそうな人であってもそれぞれ個別に送るようにしましょう。
〇〇課長や〇〇部長とメール文の冒頭に入れますが、そのときは入力し直し、間違えないようにしておきましょう。
もし人名や役職などに間違いがあれば大変失礼ですから、しっかり確認して送るようにします。
一斉送信をするときは上司には送らないようにする
上司に退職メールを送るだけではなく、社員向けに一斉メールを送るというケースが多いですよね。
社員全員に向けてであれば一斉メールで構いませんが、そのときは個別で送る上司を忘れずに省くようにしましょう。
社員全員宛にしてしまうと上司も入ってしまいますし、退職メールが被って2通届いてしまうと失礼です。
万が一誤って送ってしまった場合は、軽くで良いので退職メールに謝罪の文章を入れておきましょう。
フランクな関係であっても丁寧な文章を心掛ける
中には上司と親交が深く、食事や飲みに行くという人もいることでしょう。
ですが、いくら親しい間柄でも上司は上司。
こういった場面では丁寧なメールを送るようにします。
宛名に上司の役職名をつける、かしこまった文章で送るといのは社会人であれば常識です。
親しいのであれば尚更丁寧な文章を書くことで、感謝の気持ちが伝わります。
最後にどんな挨拶をしたのか、どんな態度をしたのかよっても自分の印象が変わります。
今後付き合いがあることもありますから、フランクな関係であっても挨拶はきっちり行うようにしてください。
感謝の気持ちを書いておく
部下から感謝されて気を悪くする上司はいません。
最後だからこそ感謝の気持ちを付け足すようにし、お世話になったことを文章で表しておきましょう。
関係性にもよりますが、嬉しかったことや為になったこと、すごいと感じたことなど、ポジティブな内容であれば問題ありません。
ネガティブな内容が思い浮かんでもできるだけ書かないようにし、感謝を伝える内容にしておくのが無難です。
退職日を書いておく
退職メールを送る際、念の為に「本日をもって」など、退職日を書いておきます。
部下の最終出勤日なので把握しているケースがほとんどでしょうが、中には忙しくて忘れてしまっているケースもあります。
最終出勤日に上司が出張に行っている、バタバタしているとなるとつい日にちを勘違いしてしまうこともありますから、誤解させないように日付を明記しておくと確実です。
退職の挨拶をメールで上司にする場合の例文
では退職メールの例文を2つ紹介していきます。
例文1
件名：退職のご挨拶
課長 〇〇様
お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。
この度、一身上の都合により、本日をもちまして退職いたします。
本来であれば直接ご挨拶させていただくべきですが、メールにて失礼いたします。
〇〇課長には私は入社したころより、大変お世話になりました。
右も左も分からないような新人で大変ご迷惑をおかけしましたが、それでも〇〇課長はしっかりと私と向き合ってくださいました。
入社して2年目のころ、初めて課長からお褒めの言葉をいただいた時の喜びは今でも忘れていません。
そのことが転機となり、より邁進していくことができました。
これからも〇〇課長からの教えを糧にし、精一杯励んで参ります。
私が不出来なために御迷惑もおかけしましたが、多くのことを〇〇課長の元で学ばせていただきましたこと大変感謝しております。
末筆ではございますが、皆様の益々のご健勝を心よりお祈り申し上げます。
例文2
件名：退職のご挨拶 〇〇(自分の氏名)
〇〇事業部 〇〇部 〇〇様
お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。
この度、一身上の都合により、〇月〇日付けで退職することになりました。
本日最終出勤日ですので、メールではございますが、ご挨拶させていただきます。
〇〇部長には大変からお世話になり、心より感謝しております。
私が〇〇部に配属されてからというもの、幾度か叱咤激励のお言葉をいただきましたこと、大変嬉しく思っております。
〇〇部に配属されてから、〇〇部長にはご迷惑を何度もおかけしてしまいました。
しかしそれでも、未熟な私を重要なプロジェクトに参加させていただいたことは私にとって大きな糧と自信となりました。
御迷惑もおかけしてしまいましたが、こんな私を根気よく指導していただき本当にありがとうございます。
〇〇部長からの叱咤激励を忘れることなく、これからも精一杯努力していきたいと考えております。
この貴重な経験は、これからの私の人生に生かして励んでいきます。
私の連絡先は下記です。
もし何かありましたらご覧楽いただけますと幸いです。
〇〇(電話番号)
〇〇(メールアドレス)最後になりましたが、長年のご厚情に感謝するとともに、ご健勝とご多幸をお祈りしております。」
上記の例文をみても分かるように、まずは上司の部署や氏名、自分の氏名などを書いていきます。
その後は感謝の文をかきつつ、実際にあったことを書くとより感謝が伝わりますよ。
メールアドレスや電話番号を伝えるときは最後の方に書き、その後に最後の挨拶を入れておくとキレイにまとまります。
連絡先を伝えるのは義務ではありませんから、関係性によって書くかどうか考えるようにしましょう。
上司に送る退職メールのまとめ
退職メールは最後の挨拶にあたるものです。
絶対に送らなければならないものではありませんが、社会人であれば常識ともいえることです。
特にお世話になった上司、直属の上司には個別に挨拶メールを送るようにすると感謝の気持ちも伝わりやすいでしょう。
内容は関係性によるので例文通りにする必要はありませんから、自分と上司にあてはめて考えるようしてください。
上司へ送るときは、社員あての挨拶メールものよりも感謝をより表すのもポイントです。
