いざ今やっている仕事を辞めるとなった場合、後任への引継ぎなどやらなければならないことがたくさんあります。
その一つが社外の取引先や今までにお世話になってきた関係各所への退職挨拶です。
特に取引先の場合は後任者がスムーズに関係性などを引き継いで退職しても影響が出ないようにすることが大切です。
そのため退職の挨拶は非常に重要であり、できる限り足を運んで挨拶を行っていくべきです。
しかし、実際には相手側の都合などで足を運んで退職の挨拶をすることが難しい場合もあります。
そういった場合にメールで挨拶を送るのも一つの手段ですが、送るタイミングや送り方が大切になってきます。
今回は、会社を退社するときに社外へ送る退職挨拶メールの注意点やタイミングなどを紹介していきます。
Contents
退職する際社外にメールを送るタイミングはいつ？
本来は関係各所に足を運んで退職の挨拶をするのが本筋ですが、時間や相手側の都合などで直接退職の挨拶をすることが難しい場合もあります。
そういった時にメールで挨拶を行うのも一つの手段ですが、挨拶メールを送るときにまず問題になってくるのがメールを送るタイミングです。
では、退職の挨拶のメールを送る場合、どういったタイミングで送るといいのでしょうか。
できるだけ早いほうがいい
社外へ退職の挨拶をメールで送る場合、退職が決まったらできるだけ早いタイミングで送るのがベターです。
しっかりと前もって退職することを伝えることによって、関係各社にしっかりと仕事ができる人という印象を与えることができます。
これは退職した時に後を引き継ぐ後任者と関係先との良好な関係が築けるようにするために大切ですが、それと同時に退職後にもこれまで築いてきた人脈を自分自身が活かしていくためにも大切なことです。
直接挨拶するかメールで挨拶するかにかかわらず、退職することが決まり後を引き継ぐ後任者が決まったらまずは社外の関係各所に挨拶をするようにしましょう。
最低でも2～3週間前に
社外へ退職の挨拶をメールでする場合、退職が決まったらできるだけ早く送るのが理想ですが、最低でも最終出勤日の２週間～３週間前にメールを送るようにしましょう。
このぐらい前に退職の挨拶をすることによって、退職して後を継ぐ後任者への引継ぎや残務整理をしっかりと行っていきやすいです。
退職の挨拶をメールで社外に伝える際の注意点
退職する際にメールで挨拶をする場合は、２週間前～３週間前を目安にできるだけ早く行うことが重要ですが、それ以外に注意するべきことはあるのでしょうか。
続いては、退職の挨拶をメールでするときの注意点をいくつか紹介します。
一斉送信するときはBCCで送信する
退職にあたってメールで挨拶をする場合、深い関りがある社外への関係者へ挨拶のメールは個別に送るのが理想ですが、そうではない場合は一括送信でも問題ありません。
その際には必ず送信先のメールアドレスをBCCに入力します。
これはビジネスメールにおける基本ですが、これは他の取引先などにメールアドレスが知られないようにするための配慮です。
TOには自分のアドレスを入力して一括送信しましょう。
これまでの感謝をしっかりと伝える
退職の挨拶をメールで行うときに注意するべきポイント2つ目は、今までの感謝をしっかりと伝えることです。
これがあるとではないとでは、受け取る側のイメージが１８０度変わってくること場合もあり、必ず本文の中でこれまでの感謝を伝えるようにしましょう。
退職日や最終出勤日を必ず本文に記載する
退職の挨拶をメールでする際の注意点3つ目は、退職日や最終出勤日をメールに必ず記載することです。
取引先にとって、いつまで連絡ができるかは非常に重要な情報で、共有するべき情報です。
また、退職日や最終出勤日などをメールに記載しておくことによって引継ぎをスムーズに進める安くなります。
退職する理由はなるべく記載しない
退職の挨拶をメールで行う場合、退職する理由を本文にはできるだけ記載しないのが理想です。
出産や結婚など簡潔に済ませられる場合は記載しても構いませんが、それ以外でどうしても記載するのであれば一身上の都合と記載するようにしましょう。
退職の挨拶をメールで社外にする場合の例文
ここまでメールで退職の挨拶をするときの注意点について紹介してきました。
しかし、実際に送るとなるとどういった内容で送るといいのか悩むところです。
続いては、退職の挨拶をメールで行うときの例文を個別で送る場合と一括で送る場合の２種類を紹介します。
個別で送る場合
関係の深かった取引先に退職の挨拶をするときは基本的に個別に送るようにしますが、個別に送るからこそしっかりと丁寧に内容を考えて送る必要があります。
件名
例文：退職のご挨拶
ビジネスメールの基本ではありますが、件名は簡潔にかつメールを送った主旨が件名からでも判断できるようにすることが大切です。
メールを送ったのに読まれなかったら意味がありません。
必ず読んでもらうためにも退職の挨拶だとわかる件名をつけるようにしましょう。
また件名に自分の会社名と名前を入れてどこの誰から送られてきた退職の挨拶のメールかわかりやすくするとより丁寧です。
宛名
例文：（会社名） ○○様
個別で退職の挨拶のメールを送る場合は送る相手の名前を宛名として記載すれば大丈夫です。
本文
例文；「いつもお世話になっております。（会社名）の○○（自分の名前）です。
この度、一身上の都合により（日付）をもって退職をいたします。（これまでの感謝を述べる文）本来であれば足を運んで直接ご挨拶すべきところ、メールでのご挨拶となったことを心からお詫び申し上げます。
今後に関しては後任として○○（新担当者名）が担当させていただきます。
後日○○（新担当者名）と共に挨拶に伺う予定です。
その際にはまたよろしくお願いします。
（訪問する日の候補を記載すると良し）末筆ながら○○様（相手の名前）のさらなるご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。
（再度感謝の言葉）（署名で自分の会社名と名前）」
本文は一般的なビジネスメールを送るときと同じように挨拶から始めます。
その後退職する旨を伝えて個別送信の場合はこれまでの感謝の言葉を少しだけ詳しく記載するのが理想です。
そしてその後は今後の予定や後任者の紹介などを行って最後のあいさつの言葉を記載し、署名をするだけです。
一斉送信で送る場合
一括で退職の挨拶を行う場合は個別送信の場合と異なり、簡潔に退職することと今後の予定などがしっかりと伝わるようなメールの文面にすれば問題ありません。
件名
例文：退職のご挨拶
退職挨拶のメールを一括送信する場合も個別で送るときと同じように簡潔にどういったメールの内容かわかりやすいような件名にします。
そして会社名と名前を記載してどこの誰から送られてきた退職の挨拶のメールなのか分かるようにしましょう。
宛名
例文：お取引先各位
一括で退職の挨拶をメールで送る場合、あて先はお取引先各位と記載します。
取引先ではないけれど退職挨拶のメールを複数のところに送りたい場合は関係者各位でも大丈夫です。
本文
例文：「いつもお世話になっております。
（会社名）の○○（自分の名前）です。
この度、一身上の都合により（日付）をもって退職をいたします。
本来であれば足を運んで直接ご挨拶すべきところ、メールでのご挨拶となったことを心からお詫び申し上げます。
今後に関しては後任として○○（新担当者名）が担当させていただきます。
後日○○（新担当者名）と共に挨拶に伺う予定です。その際にはまたよろしくお願いします。（訪問する日の候補を記載すると良し）末筆ながら皆様のさらなるご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。（署名で自分の会社名と名前）」
本文は基本的に個別送信で送るよりも内容がしっかりと相手に伝われば簡潔で問題ありません。
最低限退職することと後任者や今後のことはしっかりと記載するようにします。
まとめ
今回は退職をする際に社外へメールを使って挨拶を行う場合の注意点を紹介しました。
退職の挨拶は今後、後任者と自分が今までかかわってきた相手が良好な関係を築いていけるようにすることが大切です。
その点において退職の挨拶は非常に重要です。
直接足を運んで退職の挨拶をしっかりと行えない場合はメールを使って必ず挨拶をするようにしましょう。
