昔と異なっているのは、同じ会社にずっと勤めるケースが少なくなっており、転職が活発化されています。
それによって幅広い年齢の人が会社を退職しており、新しい仕事を求めています。
もし事情によって退職することになった場合、社内向けにきちんとメールを送信しなくてはいけません。
ただ初めて退職する人にとって、社内にどのようなタイミングで退職メールを送信すればいいのか分からないことも少なくありません。
そこでどのようなタイミングで社内に対し、退職メールを送信すればいいのか紹介していきます。
退職する際社内にメールを送るタイミングはいつ？
退職する際、社内にメールを送信するのが基本的になっています。
そこでどのようなタイミングに送信すればいいのか分からない人も少なくないです。
基本的に、社内に退職のメールを送信するタイミングは、最終出勤日で全然問題はありません。
多くの人が最後の出勤日に社内に対し、退職メールを送信しており、退職することを伝えています。
そしてこれまでにお世話になったことを伝えることで、しっかりと退職を行えるようになります。
ただし会社によっては、社内の退職メールを出すタイミングが異なっている場合があります。
会社の規則やルールが存在している場合は、その日に合わせて退職メールを出すことで気まずい雰囲気にならないで済みます。
退職の挨拶をメールで社内に伝える際の注意点
退職の挨拶を社内に対してメールで実施する際、多くの注意点があるので、気を付けないといけません。
もし注意点を理解していない状況で、社内に退職の挨拶メールを実施してしまうと大変な事態に発展する場合があります。
気まずい雰囲気になるだけではなく、気持ちよく退職できなくなる可能性が出てくるので注意です。
誤字脱字には気をつけることが大切
社内に対して、退職のメールを送信する時、誤字脱字が発生していないかよく確認しなくてはいけません。
あまりにも誤字脱字が多いメールは、ふざけたメールとして見られてしまい、本当に退職するのか疑問を持たれる恐れがあります。
最後の挨拶だからといって、気が抜けやすい部分でもあるので最後まで一人の社員として丁寧な退職メールを送信しなくてはいけません。
何度も注意深く誤字脱字が発生していないか確認すれば、特に問題はありません。
誤字脱字がない丁寧な退職メールを送信することによって、本当に退職することをメールで伝えることが可能です。
誤字脱字が多すぎるとそれだけイメージが悪くなってしまうので、気を付けましょう。
シンプルなメールで全然問題なし
社内に初めて退職メールを送信する人は、どのような内容のメールを送信すればいいのか悩みやすいです。
ここで複雑な退職メールにしてしまうと、社内に在籍している社員が見づらくなる可能性があるので、要注意ポイントです。
特に難しいメールを作成する必要はなく、シンプルな退職メールで問題はないです。
これまでお世話になったことを記載していき、会社のご繁栄を願う内容で大丈夫です。
ただあまりにもシンプルな退職メールにしてしまうと常識のない人だと思われるので、その点には注意することが必要です。
出社直後に退職メールを送信してしまうと違和感を与える可能性
退職メールを社内に送信する時、出社した直後に送信してしまうと他の社員に違和感を与えてしまう可能性があります。
また状況によっては、他のメールチェックが忙しくて無視される恐れもあるので注意です。
その他にも出社直後に退職メールを送信した場合、最終出勤日でも退社するまで気まずい時間を過ごさないといけない場合も出てきます。
基本的に定時の1時間前に退職メールを送信するのがよく、気まずい時間を少しでも短縮できます。
送信先を間違わないように何度も確認
どんなに魅力的な退職メールを作成できても送信先を誤ってしまった場合、送信先に送ることができなくなるので注意しないといけません。
社内に対し、一斉に送信する場合でも送信先のアドレスを間違えてしまう可能性は少なからずあります。
もし送信先を間違えて送信してしまい、それに気が付かなかった時は社会人としてマナーのない人物として判断されます。
そのような状況を生み出さないように何度も送信先を確認して、誤っていないか確認することが求められてきます。
顔文字や絵文字などは絶対に控えること
若い人や女性は、プライベートと同じような感じで社内メールを作成してしまう場合があります。
いくら最後の退職メールだからといって、顔文字や絵文字などを使用していい訳ではありません。
顔文字や絵文字が認められている社内ならば問題ありませんが、基本的に認められていないので顔文字や絵文字を使用しないようにしましょう。
社会人として、礼儀正しくお世話になったことをメールに記載していき、感謝の気持ちを伝えられる退職メールを作成することが大切です。
退職メールに対して返信がきた時は無理して返信する必要はない
親しい関係を築くことができた社員がいた場合、退職メールに対して個別に返信してくれる場合があります。
返信しても問題はありませんが無理して返信する必要はないので、その点には注意しないといけないです。
無理して返信してしまうと最終出勤日にも関わらず、定時で退社できない可能性が高まります。
また社員の人数が多い会社の場合、残業する恐れも出てくるので無理をする必要は全然ありません。
社員の人数に合わせて個別送信もしくは一斉送信を使い分けること
かなり人数が少ない会社の場合、退職メールを個別送信することで感謝の気持ちを伝えやすいです。
人数が少ないにも関わらず、一斉送信で退職メールを送信してしまうと素っ気ない印象を与えやすいので注意です。
逆に社員の人数が多い会社だと個別送信は大変なので、一斉送信でも問題はありません。
このように会社の社員数に合わせて、退職メールを送信する時、個別に送信した方がいいのか一斉送信がいいのか違っています。
退職の挨拶をメールで社内にする場合の例文
初めて退職の挨拶をメールで社内にする人は、どのようなメール内容にすればいいのか迷いやすいです。
一般的でシンプルな内容でも全然問題はなく、できる限り感謝の気持ちを伝えられる退職メールを作成することがポイントです。
そこでいくつかの例文があるので、参考にすることでちょっとでも満足できる退職メールを作成しやすくなります。
最初は退職理由と何時退職するのか記載することがポイント
どのようなメールなのか速やかに確認できるように最初は、退職理由と何時退職するのか記載することが大切です。
「一身上の都合により、本日11月10日に退職をさせていただくことになりました。」
などのシンプルな文章で問題はありません。
この文章を見ることによって、どのような理由で何時退職するのか誰でも把握することができます。
明確な退職理由を明かす必要はありませんがあまりにも不透明な退職理由は、怪しまれる可能性があります。
また退職日を記載しないと何時退職するのか分からないので、他の社員が困惑しやすいです。
感謝の気持ちをメールで記載することが重要
退職する人によっては、かなりネガティブな退職理由で退職する人もいます。
面倒かもしれないですが、そのような状況でもこれまでお世話になったことを退職メールで伝えないといけません。
まず、
「直接ご挨拶するべきところ、メールでのご挨拶にて失礼致します。」
という一文を入れることで、申し訳ない気持ちを伝えられます。
そして、
「皆様には大変お世話になり、ありがとうございました。」
という文章を記載することで、感謝の気持ちを伝えられるようになります。
「私には至らぬ部分が多々あり、皆様にご迷惑をおかけしてしまいましたが叱咤激励の言葉によって、ここまで成長できました。」
と入れることで更に感謝を伝えられます。
活躍を祈るもしくは願っている文章を最後に入れること
退職メールの最後は、社員に対して活躍を祈るもしくは願っている文章を入れることで、引き締めることができます。
「皆様のさらなるご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。」
という文章を入れることで、質の高い退職メールを作成することが可能です。
この時に注意しないといけないのが、あまりにもダラダラと最後の文章を記載しないことが重要です。
最後の文章があまりにも長すぎるとせっかくの退職メールが引き締まらないで、状況によっては悪い印象を与えてしまうので注意です。
多くても二つの文章ほどに抑えておき、シンプルで分かりやすく記載していくことが求められてきます。
社内へ送る退職メールのまとめ
社会人の一人としてしっかりと退職するには、社内に対して退職メールを送信しなくてはいけません。
社内に退職メールを送信するタイミングは、最終勤務日が一般的で定時の約1時間前で問題はありません。
この時に誤字脱字だけではなく、送信先を間違わないように注意しなくてはいけないです。
その他にも顔文字や絵文字を退職メールに使用するのはよくないので、控えないといけません。
退職メール作成は特に難しくありませんが、まずは退職理由や退職する日付などを記載した方がいいです。
その他にも感謝の気持ちや社員の活躍を祈る内容に文章を入れることで、質の高い退職メールを作成できるようになります。
初めて退職する人にとって、社内の退職メール作成や送信タイミングが難しいかもしれないですが冷静に対処していけば、問題なく実施できます。
