今まで勤めていた会社を退職する際には、必ず「退職届」が必要になりますね。
しかし、いざ退職届を書こうと思っても、正しい書き方を知らない人もいるではないでしょうか。
退職届1つとっても、どこにはマナーが存在する為、やや面倒に思う人がいるかもしれませんが、間違った書き方をしてしまうと、後々面倒なことに繋がる可能性もありますから、しっかりと理解して、退職届を書くようにしましょう。
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退職届の日付の正しい書き方
退職届を出すときに日付というものはとても大切なものであり、
- 提出する日付を書けばよいのか？
- 退職する日を書けばいいのか？
といった疑問があると思いますが、そういった退職届における日付の記入方法の説明をしていきます。
日付は2カ所に記載する
基本的に退職届を提出するときの日付とは、2ヶ所に書くことが一般的です。
書式が完成している退職届であれば、本文中と署名の前に2ヶ所日付を書く場所が存在しますので、その2ヶ所に日付を記載しましょう。
このときの注意点ですが、日付を記載しない人もいますが、「日付を記載しない」というのは完全にやってはいけない間違った退職届の書き方となります。
また、どちらか片方のみ記載されていれば良いという訳ではなく、しっかりと2ヶ所に日付を書くようにしましょう。
本文中の、
「この度、一身上の都合により、〇〇年〇〇月〇〇日をもって退職の」
という文章中の日付には、退職希望日、署名の前に提出日の記載をするようにしましょう。
この退職希望日をしっかりと記載していないと、有給休暇などの消化手続きや様々な書類手続きに影響が出てしまうのでしっかりと間違えのないように記載をしましょう。
記載する数字は漢数字
それでは退職希望日、提出日と日付を書く場所は理解できたと思いますが、記載する数字は漢数字という書き方も決まっています。
ほとんどの場合は、退職届は縦書きで記載することが一般的であるため、縦書きの場合に数字を記載するという場合は一般的に漢数字を用いるようにしましょう。
しかし特例もあり、企業の方から退職届の書類などを渡され、その用紙が横書き用の用紙であった場合はアラビア数字（1.2.3...）といった算用数字を用いても大丈夫となっています。
年の部分も和暦、西暦とありますが、こちらも特に気にせずどちらで記載しても大丈夫ですが、統一感はしっかりと持って和暦で書いた場合は和暦で、西暦で書いた場合は西暦で統一するようにしましょう。
ちょっとした豆知識要素になりますが、「退職届」ではなく「退職願」である場合は、承認前であれば提出後でも退職希望日の変更が可能になるといったケースも多いです。
仮に、退職願を提出した後に、退職日の変更などがある場合は上司などに相談してみるのもいいですね。
しかし、退職願出なければこのような日付変更することはできないので、退職届を提出する際はしっかりと考えた上で提出をするようにしましょう。
退職届の日付と提出日の違い
退職届を書くにあたって、退職届を出す日、提出や郵送する日と書こうと思えばいろんな日付が出てきてしまうでしょう。
主に退職する日と退職届を提出する日と2つになります。
基本的には退職するといっても、すぐに退職をすることは難しいので、事前に退職届を出すため最低でも2つの日付を書くことになるでしょう。
退職届には、
- 退職を希望する日
- 退職届を提出する日
の2つの日付をしっかりと記載し、退職届の提出日は退職希望日より多く見積もっても1ヶ月前とかには提出をしておくのが一般的です。
どちらにせよ、退職希望日と退職届提出日の間隔が短ければ短いほど、会社には迷惑がかかり不必要なトラブルを招く原因にもなってしまうので、就業規則をしっかりと確認し、トラブルのないように退職届を提出しましょう。
退職届を提出する際の注意点
退職届を提出する際に日付をしっかりと記入する
退職届を提出する際には当たり前のことですが、日付が最も重要になる為、日付の記入には絶対にミスのないようにしましょう。
退職届を提出する日の記載は、まだ訂正することが可能ですが、退職届の退職希望日は後々変更することができないのです。
例えば、予定より早めの日程で退職希望日を記入したとして、次の転職先の仕事が急遽1ヶ月先になったとしよう。
そうなった場合、退職希望日の変更というものが効かない為、退職してから1ヶ月間、丸っきり仕事がない状態となってしまうのです。
しかしこれも例外があり、退職届ではなく退職願であれば、退職希望日の変更に融通が効く可能性もあるため、事前にしっかりと調べて退職届か退職願を提出するのかを気をつけておきましょう。
どちらにせよ退職をする場合はしっかりと予定を立てておくことが大切ですね。
退職希望日と退職届提出日の間隔は余裕を持って
新しい職場が決まったりするとなるべく早く今の職場を退職し、新しい職場で働きたいといった気持ちもあるかと思いますが、このようなスケジュールは実は非常に繊細です。
常識ではありますが、次の転職先が決まっていても、本日付けで退職し、明日から転職で働きたいと思っていても、普通はできません。
どうしても会社という企業に在籍をしている限りは、保険であったり、書類上の手続きが見えないところで、多くの契約が交わされているため、そのような手続きを解約したりしないといけないのです。
一般的に、退職希望日の1ヶ月前には退職届を提出し、自分自身で職場の片づけをはじめ、業務の引継ぎなどといったことまでも着手していかないといけません。
取引先を周る仕事をしている場合では、取引先の人間にも退職することを告げて後任者の紹介などといったことまでも行う必要があるので、すぐに退職をしようと思っていてもなかなかうまくいかないものです。
もちろん、「1ヵ月前」というのは、会社が定めている就業規則によって異なり、3ヶ月以上前から申告をしてほしいといった会社もあるほどです。
つまり、退職をするということは自分自身以外の企業、取引先にとっても大きな用件になるので慎重に、しっかりと相談をした上で退職届を提出しましょう。
書き方や書式、書類に気をつける
退職届を提出するに当たって、ただの白い紙で茶封筒にでも入れて提出すれば良い。
と思っている方もいるかもしれませんが、それは良くありません。
円満退社をするためにも、退職届をスムーズに受け取ってもらいたいものです。
退職という重要なことを記載する紙が封筒が汚れていたり、非常識のものであったりすると正式に受理してくれないといった企業はもちろん存在します。
だからこそ退職届を書く際には使用する封筒、紙などにも気を使い、書式といった書き方にも十分に気を遣う必要があるのです。
封筒について
まずは封筒ですが、一般的な茶封筒とかでは郵便番号を記載するための枠が印刷されています。
退職届を提出する際には適していない封筒となります。
そのため適している封筒というものは、白封筒で郵便番号の枠が記載されていないものというのが、マナーとされています。
どうしても郵便番号を記入するための枠が記載されている封筒は、手渡しように向いていないため、退職届などを手渡しで渡す書類には向いていない封筒になっているのです。
茶封筒も事務的なことで使われることが一般的な使用方法となっているので、退職届けの提出には向いていないといわれております。
封筒の大きさも重要になってきます。
よく、長形〇号や角形〇号といった封筒のサイズを見るかと思います。
こちらは使用する用紙にあわせてサイズを選定することをおすすめします。
退職届などの書類は、一般的に三つ折で封入するのでB5サイズなどの入る一般的なサイズの封筒で大丈夫でしょう。
用紙について
記入する用紙についてですが、企業から退職届用の用紙が無い場合は、自分で用意することになりますが、普通の白紙のものにしましょう。
材質などに特にこだわる必要はありませんが汚れているものは避け、綺麗な用紙を用意しましょう。
理由は簡潔に
退職届を書く際にも注意があります。
冒頭に退職届などと記載をして内容を綴っていくのですが、退職の理由を長々と書くことは不要であり、理由としては「一身上の都合」と一言入れておくだけで十分な理由となります。
逆に長々と理由を書いてしまう方が、退職届としては相応しくない書類となってしまうので注意しましょう。
その他にも和暦、西暦のどちらでも良いですが、統一性は必ず持たすように記載しましょう。
日付を記入する際も、漢数字を使用するようにしておくのも、退職届を書くに当たってのマナーとなります。
万が一間違ってしまった場合などは、必ずあたらしい用紙に最初から記入をしていくようにしていきましょう。
間違っても修正した退職届を提出するようなことがあってはなりません。
署名のあとに押す捺印も、できるだけシャチハタなどの印鑑は使用しないで朱肉を使った印鑑でしっかりと捺印するようにしましょう。
まとめ
人によっては退職届を頻繁に書くことがある人もいますが、定年を迎えるまで退職届を一度も書いたことがないという人もいるでしょう。
「退職届」という一枚の紙に記入して封筒に入れて提出をするための書類ですが、こういった書類でもしっかりと記入方法が決まっていたり、書式を守らないと受理してもらえないといったことにも繋がるのです。
しかし、退職届というものは今後の自分の新しい人生を進んでいくための大事な一歩だと言えますので、記入方法などはしっかりと覚えておいて損することはありませんね。
たとえちっぽけな1枚の紙であっても、丁寧に記載していくことが大切なのです。
