退職理由の伝え方

長年頑張ってきた仕事をしてきた会社を辞めると決意した時には退職理由を伝えることが必要です。

そんな時にはどのようにすればいいのでしょうか。基本的に伝える退職理由は納得してもらいやすいものであることが必要と言えます。

そのことが円満退職にとってとても重要なポイントになります。

新しい人生を応援してもらうことができるようにするためにも、きちんとこれまでお世話になった感謝の気持ちを持って退職理由を伝えることが大切です。

そこで、上司に退職理由を伝えるときの注意点や納得してもらえる理由、退職までにすべきことなどについてこれからご紹介しましょう。

退職理由を伝える際の注意点

退職理由の伝え方

退職をする時には誰もが納得する理由を伝えるということがとても大切です。

円満退職を目指すという時にポイントになるのがこの退職理由と言えます。

退職理由を伝える時の注意点として挙げられるのが、

  • 退職の理由そのもの
  • 上司に退職の意思を伝えるタイミング
  • 退職を行うという硬い意思

になります。

退職理由はなぜ重要か

まず、退職をする時の退職理由はとても重要です。

退職理由を伝える時に相手が納得できるかどうかということはとても大切で、上司に納得してもらえることは円満退社につながるかどうかに関わってきます。

例えば、

  • 結婚をするため遠くに引っ越す
  • 親を介護するために地元に帰らなければならない

と言ったように、家族の都合によって退職を行うという場合には相手も納得しやすいでしょう。

しかし、相手の納得という点ではマイナスの理由での退職は相手も納得しにくいと言えます。

例えば、残業が多いので退職するということや給料面に不満があると言ったことなどです。

このような場合は、退職理由を聞いた相手も納得しにくいかもしれませんし、引き留めなどに会うことも考えられます。

スムーズに退職できにくくなってしまうかもしれませんし、退職を伝えてから退職までの間、お互いに気まずい気持ちを抱えた状態が続くかもしれません。

そのため、家族の都合で退職をする場合はそうした理由を、それ以外の場合にはできるだけ前向きな退職理由を伝えられると良いでしょう。

どうしても、伝えづらい退職理由の場合には、『一身上の都合』を使用するのも手と言えます。

上司に退職の意思を伝えるタイミング

退職理由を伝える際の注意点として2番目に挙げられるのが伝えるタイミングで、退職を申し出る時には引継ぎの事も考えて、少なくとも退職希望日の2ヶ月前くらいには申し出ることがよいといえます。

このタイミングについてはそれぞれの会社で規定などがある場合もあるため、ルールがある場合は規定に合わせて申し出るようにします。

既に新しい会社などで内定をもらっている場合には、新しい会社の入社日に合わせて申し出るということになりますが、できるだけ現在働いている会社で無理のないように退職を申し出るタイミングに気を付けるということが注意点です。

例えば、現在担当している仕事があるなら、その仕事が終了する時に合わせて申し出たり、会社が忙しい時期に申し出るのは会社も困る状況になってしまいますので、そうした時期を避けるということなどがポイントです。

そうしたタイミングも含めて、退職日について上司と相談していくことが大切と言えます。

退職を行うという硬い意思

退職理由を伝える際の注意点として3番目に挙げられるのが、退職するという強い意思を持って伝えるということです。

その時、注意しておくべきこととして、会社や職場へ不満や批判は口にしないということです。

残業や休日、給料、人間関係などを理由にして退職を申し出てしまうと、自身のために一生懸命になってもらった直属の上司の管理能力が問われたり、スムーズに退職することができず引き留めにあう場合もあるのです。

どの職場でも人間関係の難しさはあると説得され、配置転換などを提案されると言ったこともあると言われますので、強い退職の意思を持ち、きちんと伝えるということが大切です。

例えば、これまでの温情に感謝し、次の職場でしたいことがあるといった前向きな理由とともに相手に伝えるということです。

家族の都合や前向きな理由での転職であれば、送る方も納得がいきますし、嫌な思いをせずに今後のことも応援してくれるでしょう。

これまでよくしてもらったことに対する感謝の気持ちを持ち、きちんと伝えることが大切です。

そして、退職後もこのつながりを大切にしたいという思いを伝えることが円満退社につながるのです

納得してもらえる退職理由とは

退職理由の伝え方

退職を行う場合、退職理由に納得してもらえるのと、そうでないのとでは、その後の対応は違ってきます。

そのため、退職を行う場合には上司に納得してもらえる退職理由を伝えるということがとても大切です。

退職の理由として納得しやすいのが、

  • 結婚することになり遠くに引越しをする
  • 親と離れて暮らしていたけれども介護が必要となり地元に戻る
  • チャレンジしたいことがあって新しい職場で頑張りたい

ということなどです。

同時にこれまでのつながりを大切にして今後につなげていきたいと言った理由であれば応援してもらえるでしょう。

そうした場合、退職届の文面は、

この度一身上の都合により○年○月○日をもって会社を退職いたします

と書きます。

そして、自身の部署と名前と宛てる方の肩書と名前を書きます。

また、退職に際して部署のメンバーなどに送るあいさつ文では、

この度、一身上の都合により会社を退職させていただく

ということや、

長年にわたって公私ともに格別のご指導ご厚情を賜ったお礼や感謝の気持ち

周りの方々のおかげで大過なく勤めることができたことに対するお礼や今後も変わらぬ厚誼を賜りたい気持ち

などを伝えます。

退職理由を伝えてから退職まですること

退職理由の伝え方

退職理由を伝えてから退職まですることとしては、簡単な流れとしては以下です。

  1. 退職を上司に伝える
  2. 退職書類を提出する
  3. 担当している業務の引継ぎ
  4. 退職

退職する時には入社した時よりもすべきことがあると言われています。

会社に迷惑をできるだけ掛けないようにすることは社会人として当然のことでもあります。

現在担当している業務の引継ぎや上司との相談、後任者の選定なども重要なことです。

業務リストを作ったり、マニュアルがあると次の人も安心でしょう。

そして、現在進行している仕事に就いてはその進捗状況についても詳しく伝えることが必要です。

後任者に直接引継いだり、必要な書類なども渡すなど、より丁寧な引継ぎを行うようにしましょう。

また、保険や年金の手続きも必要です。

退社時はこうしたさまざまな手続きが必要になります。

退職後にすぐ新しい職場で仕事をするのと、しばらく休むのは取るべき手続きの内容も違っています。

会社の総務担当などにも確認しながら、手続きをきちんと進めましょう。

具体的には健康保険証や年金関係、税金や雇用保険は退職時に手続きが必要になります。

そこで、具体的にご紹介してみたいと思います。

保険や年金の手続きについて

まず、健康保険証や社員証、社章など、会社から貸与されているものは退職とともに返す必要があります。

年金手帳や雇用保険被保険者証については、会社で保管されている時には退職日までに受け捕ることになります。

所得税は退職日から1ヶ月以内に源泉徴収票をもらいます。

住民税については、退職する日までにどのような形で住民税を払うかを決めます。

住民税は会社にまとめて払ってもらう場合と個人で支払いする場合があるのでどうするかを確認しておきましょう。

雇用保険は退職日までに雇用保険被保険者証を受けとります。

健康保険は退職日翌日以降に返還する必要がありますので、忘れないようにしましょう。

これらの手続きが退職に当たり必要になります。

これらの手続きについては会社の事務課や総務課などで確認しながら進めていくようになると言えます。

わからない点などがあればこうした手続きについて確認していくとともに、退職するまでにお世話になった上司や同僚、取引先への挨拶も必要です。

これは円満に退職するために不可欠と言えます。

きちんと退職の挨拶を行い、これまでお世話になったことへの感謝を伝えましょう。

後任者が決まっている時には、一緒に挨拶に行き、顔合わせするなどしておくと後任者も仕事がしやすくなるかもしれません。

まとめ

会社を退職すると決めた場合には、上司に退職する気持ちを伝え、退職理由を伝えていきます。

退職理由は相手が納得できるということが円満退職にはとても重要になります。

納得してもらいやすい理由として挙げられるのが、家族の都合ということや前向きな理由です。

家族の介護などで離職しなければならないということや新しい職場でチャレンジしてみたいことがあり、これまでお世話になったことを活かして樺っていきたいということなどであれば納得して応援してもらいやすいでしょう。

退職時には、多くの手続きなどがあり、やや大変になりますが、次のステップに踏み出せるとして、担当者などと確認しながら、できる限り円満退職ができるようにすると良いでしょう。

 

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